Going Digital을 통한 혼란 감소, 2 부 : 용지

• 할 수있다 2, 2024

이 시리즈의 첫 번째 부분에서는 음악 컬렉션을 디지털화하여 혼란을 피하고 음악을 더 즐길 수있는 방법을 살펴 보았습니다. 그러나 CD와 카세트 테이프의 스택은 거의 누구의 가장 큰 두통이 아닙니다. 이러한 구분은 논문, 특히 세금이나 법적 목적으로 유지해야하는 논문에 가장 많이 해당됩니다. 이번 주에 우리는 종이 영역에서 디지털화가 어떻게 세금을 적게 내고 더 질서있게 유지할 수 있는지 조사 할 것입니다.

기본
우리 대부분이 영수증, 청구서, 유틸리티 명세서 등과 같은 서류를 보관하는 가장 일반적인 이유는 세금 감사에 직면 한 경우 국세청이 서류를 요청할 가능성이 있기 때문입니다. 실제로, 기록 보관은 중대한 사업이며, IRS가 보관을 요구하는 한 필요한 증빙 서류를 소지하는 것이 중요합니다. 세금 관련 기록 보관에 대한 개요는 아래 링크를 참조하십시오.

즉, 우리 중 몇 명이 세금 관련 서류를 요구하면 실제로 빠르고 쉽게 세금 관련 서류를 얻을 수 있을까요? 이 과정에서 얼마나 많은 관련없는 서류를 파야합니까? 이 서류가 모두 보관되어있는 옷장의 파일 서랍 / 상자 / 백을 다루는 것에 대해 생각하는 사람들이 얼마나 많은가? 보관해야 할 기록을 디지털화하면 프로세스에서 온전함을 포기하지 않고도 IRS를 준수 할 수 있습니다.

혜택
미국 법률은 이제 세금 영수증, 청구서 및 명세서를 포함하여 종이에 보관해야했던 많은 것들에 대해 세금 관련 기록의 디지털 사본을 보관할 수 있습니다. 이와 같은 중요한 문서를 디지털 형식으로 저장하면 많은 공간을 절약 할 수있을뿐만 아니라 필요한 정보를보다 쉽게 ​​찾고 레코드를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 또한 4 월에 세금 준비 담당자에게 영수증이 가득한 신발 상자를 다시 넘겨주지 않아도됩니다.

유언장, 직책, 출생 증명서 및 많은 모기지 서류를 포함하여 일부 문서는 항상 원래의 종이 형식으로 보관해야합니다. 이러한 문서의 디지털 사본을 항상 만들 수는 있지만 원본을 안전한 곳에 보관하십시오. 종이에 보관해야 할 사항에 대한 자세한 내용은 변호사, CPA 또는 세무 전문가에게 문의하십시오.

시작하기
종이를 디지털화하는 데 실제로 필요한 것은 스캔 한 모든 사본을 컴퓨터로 자동 전송하는 스캐너입니다. 물론 스캐너는 비용과 품질이 매우 다양합니다. 자주, 특히 디지털 문서를 만들 때 자주 사용하려는 경우 사용하기 쉽고 시간이 지남에 따라 투자 할 가치가 있습니다. 이상적으로는 .jpg와 같은 이미지 파일이 아니라 생성 한 문서의 PDF를 생성하는 스캐너를 찾으십시오.

(문서가 특히 영수증이 많은 경우 새로운 NeatReceipts 스캐너를 고려할 수 있습니다.이 가젯을 사용하면 영수증을 스캔 할 수 있으며 비용을 분석하고 분류 할 수있는 소프트웨어도 함께 제공됩니다. 저렴하지는 않지만 가치가 있습니다. 회계 프로그램에 하나 이상의 영수증을 수동으로 입력하려는 생각이 비명을 지르거나 회계 프로그램에 대한 생각이 비명을 지르면 구매하십시오.
깔끔한 영수증 스캐너를 확인하십시오.)

좋은 스캐너 외에도 컴퓨터에 체계적인 파일 시스템을 설정하는 것이 좋습니다. 문서를 스캔하여 하드 드라이브의 어둡고 알려지지 않은 구석에 저장하는 것은 너무 많은 서류 정리 서랍에 문서를 정리하는 것만큼이나 화려할 것입니다. "Expenses"(또는 "중요한 논문"또는 원하는 이름이있는)라는 전용 폴더를 설정하십시오. 그 안에 신용 카드 명세서, 영수증, 급여 명세서 등과 같이 저장할 다양한 유형의 문서에 대한 추가 폴더를 만듭니다.

진행 상태 유지
문서를 스캔 할 때마다 표준 Scan001.pdf 대신 쉽게 찾을 수 있도록 이름을 지정하고 (스캐너가 호출 할 가능성이 높은) 올바른 폴더에 저장하십시오.

또한 디스크, 외장 하드 드라이브 또는 USB 키 (엄지 손가락 크기 정도이며 컴퓨터의 USB 포트에 연결)에 관계없이이 정보를 정기적으로 백업하는 것에주의를 기울여야합니다. ). 이것을 중요한 종이를 금고 나 잠긴 서랍에 보관하는 것과 동등한 디지털이라고 생각하십시오.

문서를 스캔하고 컴퓨터에 안전하게 저장 한 후에는 많은 원본 용지를 제거 할 수 있습니다. 서류 양식으로 무엇을 보관해야하는지 확실치 않은 경우 변호사 나 CPA에 문의하십시오. 신용 카드 정보를 표시하는 영수증, 계좌 번호가 기재된 명세서, 단순히 재활용 쓰레기통에 버리는 것이 아니라 사회 보장 번호가 적혀있는 것입니다.

기존 문서를 디지털화하면 종이로 인한 두통을 줄이는 동시에 필요할 때 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있습니다. 적당한 시간, 도구 및 노력을 투자하면 귀찮은 파일 서랍을 비울 수 있다는 것을 알게 될 것입니다.

비디오 지침: 나얼 (Naul) - 기억의 빈자리 (Emptiness in Memory) MV (할 수있다 2024).