패키지 파일링 시스템의 일부 장단점

• 할 수있다 9, 2024

문서 관리 및 제출은 거의 모든 사람들이 가장 싫어하는 조직 작업 목록의 최상위에 있습니다. 종종 끝없는 결정이 필요하기 때문입니다. 어떻게해야합니까? 얼마나 오래 유지해야합니까? 어디로 가야합니까? 저장 한 폴더를 무엇이라고해야합니까?

패키지 파일 시스템 키트는 파일 관리 위치, 보관 기간 및 폴더 레이블 지정 등을 알려주므로 용지 관리를 방해하는 유용한 방법이 될 수 있습니다. 그러나 몇 가지 단점도 있습니다. 여기 내가 시도한 한 시스템의 장단점을 살펴 보겠습니다.
Homefile 별 재무 계획 구성자 키트.

키트 내용물
Homefile의 재무 계획 키트에는 22 개의 파일 분배기 카드, 빠른 찾기 색인 및 시스템 사용에 대한 지침과 계정 정보, 보험 정보 및 개인 데이터와 같은 것을 기록 할 수있는 공간이 포함 된 핸드북이 포함되어 있습니다.

작동 원리
각 재무 계획 키트의 파일 분배기 카드에는 보험 : 건강 및 장애와 같은 특정 범주가 나열된 탭이 있습니다. 카드 자체에는 해당 파일에 어떤 종류의 용지가 들어가야하는지, 다른 파일에 어떤 종류의 용지가 들어가야하는지, 그리고 종이를 얼마나 오래 보관할 것인지가 자세하게 나와 있습니다.

각 파일 구분 카드를 행 파일 폴더에 넣은 다음 카드에 지정된 용지로 해당 폴더를 채 웁니다. (은행 계좌와 같은 일부 범주는 키트가 매달린 폴더 내에서 마닐라 파일 폴더를 사용하여 다른 계좌에 대한 서류를 분리하도록 권장 할 정도로 충분히 넓습니다.) 빠른 색인 카드와 핸드북은 모든 것 앞에 매달린 파일 폴더에 들어갑니다. 그밖에; 서류를 제출하거나 검색해야 할 때마다 색인에서 찾을 위치를 알려줍니다.

내가 시스템에 대해 좋아했던 것
최근에 Homefile 키트를 테스트하기로 결정했습니다. 핸드북의 지침에 따라 새로운 서류 시스템을 설정하고 키트의 범주 및 지침에 따라 논문을 다시 제출했습니다. 파일을 저장할 위치를 결정할 필요가 없었고 매달린 폴더에 대한 레이블을 만들 필요가 없었기 때문에 (카드의 탭이 무엇인지) 프로세스가 매우 빠르게 진행되었습니다.

서류를 옮겨 다니면서 신용 카드 명세서 및 신용 보고서와 같이 이전에 별도로 저장 한 일부 범주가 키트가 권장하는 것처럼 더 합리적이라는 것을 알았습니다. 또한 색인이 매우 편리하다고 생각했습니다. 특정 용지를 어디에 넣었는지 기억하지 않고 색인에서 간단히 찾을 수 있습니다. 잠재적으로 시간을 절약 할 수 있습니다.

통합 문서는이 시스템이 여러 위치에 파일을 가진 사람 (예 : 주 거주지 및 휴가지)과 여러 파일 세트 (예 : 자신과 노인 부모)를 담당하는 사람들에게 특히 유용 할 수 있다고 지적합니다. 나는 동의한다. 이 키트는 파일링 측면에서 휠을 재발 명할 필요가 없습니다.

단점
파일 시스템을 더 깊이 만들수록 키트에 대해 잘 알지 못합니다.

• 우선, 카테고리 사이에 혼란스러운 차이점과 교차가있었습니다. 예를 들어, 졸업장은 개인 폴더에 저장되고 성적표는 Schools & Childcare 폴더에 저장됩니다 (그러나 저는 현재 학교에 있지 않으며 그렇지 않습니다) 자녀가 있습니다).
  
• 키트의 지시에 따라 나는 논리적이지 않은 몇 가지 사항을 변경해야했다. 예를 들어, 일반적으로 내 임차인 보험 정보와 함께 저장하는 대량 구매 영수증 (보상을 청구 할 경우에만 참조하기 때문에)은 보증 및 사용자 안내서와 함께 제출해야합니다.
  
• 또한 일부 카테고리가 부족하다는 것을 알았습니다. 예를 들어, 반복 청구서 (유틸리티, 전화 번호 등)를 어디에 보관해야하는지에 대한 표시는 없었지만 통합 문서는 특정 목록에없는 논문을 접할 때 색인을 사용자 정의 할 공간을 제공하지만 이는 의사 결정이 우선적으로 이루어지는 시스템의 목적을 무효화 할 수 있습니다.
  
• 마지막으로 시스템의 일부 물류가 불완전하다는 것을 알았습니다. 이 키트는 소득세 신고서 및 지원 정보를 폴더에 제출할 것을 권장하지만 가장 기본적인 1040 이외의 항목은 하나의 매달린 폴더를 넘칠 수 있습니다. 또한 파일 카드 자체는 약간 키가 큽니다. 부분적으로 전체 마닐라 파일이 하나라도있는 교수형 폴더에 파일을 넣을 때 사용중인 파일 상자의 상단을 닫을 수 없었습니다.
  

결론
이미 어떤 종류의 서류 정리 시스템을 갖추고 있다면, 파일 보관 장소를 결정할 때 자연적 성향을 무시하기가 어려울 것입니다. 키트간에 때때로 혼란스러운 크로스 오버는 실망 스러울 수 있습니다. 기존의 서류 분류에 쉽게 속하지 않는 서류가있는 경우에도 불만이있을 수 있습니다.

반대로,이 키트는 대부분의 주요 제출 카테고리를 예상하고 각 카테고리에 포함되는 내용, 그렇지 않은 내용 및 각 폴더의 내용을 지워도 안전한시기를 명확하게 지정하는 데 효과적입니다. 또한 설치가 쉽고 기본 파일 공급 장치 이외의 장비가 필요하지 않습니다. 서류에 압도 당하고 상황이 어디인지 결정해야한다는 생각에 시달리고 있거나 기본적이고 간단한 파일링 시스템을 원한다면 Financial Planning Organizer Kit가 딱 좋은 티켓 일 수 있습니다.